Calendario de reservas comunidad de vecinos

Calendario de Reservas - Reservas espacios comunitarios

Calendario de Reservas - Reservas de espacios comunitarios

 

Plusvecinos PropApp cuenta con un sistema de reservas de espacios comunitarios personalizado. Se pueden crear tantos espacios como se desee para reserva.


Seleccionar el tiempo que se desea asignar de reserva de los espacios y color de etiqueta de reserva.

 

Solo presidente y administrador o propietario previamente autorizado (Junta Directiva) pueden crear los espacios y tiempos de reserva.

 

Los vecinos podrán reservar estos espacios  directamente en el calendario haciendo “click”  en la fecha y hora que se desea la reserva o encima del recurso. Se abrirá un menú donde se pedirá que espacio se quiere reservar.


El sistema tiene una política de "NO ABUSO" que gestiona las reservas de tal modo que si se tiene una reserva en curso, hasta que se consuma la misma no se podrá volver a reservar el mismo espacio. De este modo se racionaliza el uso entre todos los propietarios de los espacios comunes, dando posibilidad a que todos puedan usarlos con las mismas oportunidades.

 

Las normas de reservas están en la columna de la izquierda del calendario.

 

Cada propiedad tiene dos usuarios disponibles para reservas. Las reservas son auto-gestionadas de tal forma que no se podrán reservar espacios iguales hasta que se consuma la primera reserva, pero tiene la capacidad quien las crea de que pueda ser por propiedad o por propietarios de la misma vivienda (máx. 2 personas).

 



















En la parte superior hay un botón de "ADMINISTRAR RECURSOS" que solo estará disponible para los roles Presidente, Administrador o vecino autorizado (Junta Directiva). Esta autorización tiene que habilitársela alguno de los roles anteriores.
En la barra lateral en web se mostrarán las reservas activas del usuario/vecino, y en la parte derecha encima del calendario un gestor de vistas de día, semana, mes.
Las reservas que estén realizadas en el calendario mostrarán quien las ha realizado, que tipo de reservas es y si se selecciona encima de las mismas se podrá enviar un mensaje directo por la plataforma a quien haya reservado el recurso.



Realizar una reserva

Una vez abierta la ventana de reserva se podrá seleccionar los siguientes parámetros:
  1. Recurso a reservar, lista desplegable.
  2. Horario hábil del recurso (Pre-configurado por presidente/administrador)
  3. Selector de Inicio de reserva (día y hora)
  4. Selector de duración de la reserva
  5. Horario fin de la reserva seleccionada.
Importante: Si al realizar una selección esta no es posible porque esté fuera de horario hábil, o directamente exista otra reserva, se mostrará un aviso en pantalla indicando que no se puede realizar la reserva hasta cambiar el parámetro que no esté correcto.
Si la reserva es correcta recibirá un mail de confirmación con un adjunto para poder agregar a su calendario personal y así poder tener un recordatorio de su reserva.




Anulación de Reservas
Todas las reservas que realice el usuario podrán ser anuladas por el mismo haciendo "click" en la reserva y pulsando el botón eliminar. 
En función de la configuración que hayan realizado en su comunidad de la reserva concreta, esta podrá tener un límite de tiempo para poder anularla. 
Roles con capacidad de gestión: Presidente, administrador y autorizados, podrán anular las reservas de otros propietarios siempre justificando la fuerza mayor de la misma en función de sus normas de régimen interno. La anulación por parte de estos roles se notificará al vecino que se le ha anulado la reserva por mail para que pueda contactar con Presidente/administrador/autorizado si no está conforme con la misma.

EDICIÓN DE RECURSOS (Solo presidente/administrador/autorizado)

Usando el botón de Administrar Recursos  se podrán realizar las siguientes acciones:
  1. Crear un recurso nuevo
  2. Modificar recursos existentes
  3. Eliminar recursos
  4. Consultar el histórico de reservas con filtros por recurso y fecha.
  5. Exportar las reservas en formato excell con coste (si la tuviese) para emisión de recibos a propietarios
  6. Bloquear espacios para que no se puedan reservar en fechas concretas (ej. Mantenimiento, reparaciones, reuniones, torneos, etc)



Crear y Modificar Recurso (Solo presidente/administrador/autorizado)

Cuando se crea el recurso o se modifica, se podrán establecer los siguientes parámetros:

  1. Nombre
  2. Color a mostrar
  3. Duración mínima
  4. Duración máxima
  5. Intervalo de reservas entre mínimo y máximo
  6. Horário hábil de reservas
  7. Antelación mínima para poder anular la reserva
  8. Tipo de limitación de reservantes (Por propiedad, o por propietario) Si se marca por propiedad, solo se admitirá una reserva por propiedad. Si no se marca nada podrá reservarse el mismo recurso indistintamente por los 2 propietarios de forma independiente.
  9. Coste por reserva del espacio



Bloquear Recurso (Solo presidente/administrador/autorizado)

El bloqueo de un recurso se podrá realizar marcando los parámetros del formulario, y se introducirá el motivo del bloqueo. Una vez se marquen las fechas y horas, debajo aparecerán las reservas en curso, si las hubiese, que quedarían afectadas por el bloqueo.



GRUPOS

Agrupación de recursos en grupos (Solo presidente/administrador/autorizado)

Los grupos de recursos permite aplicar la política de reservas de diferentes recursos a propietarios y propiedades al mismo tiempo aunque sean espacios diferentes. Por ejemplo si en la comunidad existen dos pistas de padel, o dos canchas de tenis, o dos salas de usos múltiples. Se podrán crear con nombres diferenciados, pero la política de reservas se aplicará a ambos espacios al mismo tiempo, haciendo así que el uso de los recursos sea más equitativo entre los propietarios, y evitando reservas duplicadas en espacios con nombres diferentes.

La agrupación de recursos también permitirá hacer reservas de bloques de mañana y tarde agrupando los espacios bajo el mismo grupo. Por ejemplo: Si en la comunidad hay un solo Gastro bar, pero se decide que o se reserva de mañana o de tarde, se puede crear un recurso de Gastrobar de Mañana y Gastrobar de Tarde y agruparlos para que los espacios se adhieran a la política de no abuso de la herramienta.


Se pueden crear tantos espacios como se deseen y agruparlos luego en función de las necesidades de las comunidades.

Como crear grupos 
(Solo presidente/administrador/autorizado)

Para crear grupos de espacios, se debe de acceder a la gestión de los recursos desde el calendario de reservas, y se puesta un menú en la parte inferior de los recursos ya creados previamente donde hay dos acciones:
  1. Crear un grupo
  2. Asociar recurso a grupo


Crear un Grupo
El grupo de recursos se creará poniendo un nombre (etiqueta) al grupo que se desee y que identifique los recursos que englobará a posteriori. 



Asociar recursos a un grupo

Una vez creado el grupo, se podrán asociar los recursos existentes al mismo de uno en uno seleccionándolos de la lista desplegable y pulsando "Añadir al grupo".

Nota: Es muy importante para que la política de reservas funcione adecuadamente que los recursos que se agrupen tengan configurado el mismo "modo de reserva". Es decir que si están por propiedad todos tengan ese mismo parámetro configurado, igualmente que si es por usuario todos tendrán que estar del mismo modo. No se deben agrupar recursos con el "modo de reserva" diferente.




Recursos agrupados
Una vez agrupados se mostrarán como grupo en la parte inferior de las agrupaciones y se aplicarán las políticas de reservas unificadas al los recursos existentes limitando las reservas abusivas.
Los recursos agrupados se podrán aumentar o disminuir o eliminar el grupo completo en cualquier momento. Esta anulación no eliminará las reservas existentes, simplemente permitirá que funcionen por separado su política de reservas.


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